Az első év egy vállalkozás életében általában a túlélésről szól. Ügyfeleket kell szerezni, kialakítani a működést, megtalálni a megfelelő beszállítókat és folyamatosan reagálni a váratlan helyzetekre. Ilyenkor természetes, hogy a tulajdonos elsősorban a bevételekre és a napi feladatokra koncentrál. A legtöbb háttérfolyamat addig megfelelőnek tűnik, amíg a forgalom viszonylag alacsony és minden kézben tartható.
A problémák gyakran akkor jelennek meg, amikor a vállalkozás végre növekedni kezd. Több ügyfél érkezik, egyre több tranzakció történik, nő az adminisztráció mennyisége, és hirtelen kiderül, hogy ami korábban elegendő volt, az már nem tudja ugyanazzal a tempóval kiszolgálni a működést. Sok tulajdonos ilyenkor döbben rá, hogy a növekedés nemcsak több bevételt jelent, hanem új kihívásokat is.
A növekedés leggyakoribb rejtett költsége
Amikor egy vállalkozás fejlődik, a legtöbben a nagyobb készletre, a több munkatársra vagy az emelkedő marketingköltségekre készülnek fel. Kevesebben gondolnak arra, hogy a napi működéshez szükséges folyamatok is nagyobb terhelést kapnak. Egy korábban jól működő rendszer könnyen szűk keresztmetszetté válhat, ha hirtelen kétszer vagy háromszor annyi tranzakciót kell kezelnie.
Ennek egyik első jele, hogy a dolgozók egyre több időt töltenek adminisztratív feladatokkal. A napi zárás tovább tart, a visszakeresések bonyolultabbá válnak, és egyre több olyan apró feladat jelenik meg, amely korábban nem okozott gondot. Ezek önmagukban jelentéktelennek tűnhetnek, együtt azonban jelentősen lassíthatják a működést.
Érdemes rendszeresen feltenni a kérdést: ugyanannyi idő alatt ugyanannyi munkát tud elvégezni a csapat, mint néhány hónappal korábban? Ha a válasz nem, akkor gyakran nem az emberekkel, hanem a háttérfolyamatokkal van probléma.
Ne a hibát javítsd, a folyamatot egyszerűsítsd
Sok vállalkozás ösztönösen úgy reagál a nehézségekre, hogy új szabályokat vezet be. Készül egy új táblázat, létrejön egy új ellenőrzési pont, bekerül még egy lépés a folyamatba. Rövid távon ezek működhetnek, hosszabb távon azonban gyakran még bonyolultabbá teszik a rendszert.
Hatékonyabb megoldás lehet megvizsgálni, miért keletkeznek egyáltalán a hibák vagy fennakadások. Ha egy folyamat rendszeresen plusz ellenőrzést igényel, előfordulhat, hogy maga a folyamat túl bonyolult. A cél nem az, hogy több munkával kezeljük a problémát, hanem az, hogy kevesebb munkával előzzük meg.
Ez különösen igaz a fizetési és adminisztrációs feladatokra. Minél egyszerűbb és gyorsabb egy rendszer, annál kisebb eséllyel alakulnak ki olyan hibák, amelyeket később javítani kell.
Mikor érdemes technológiai fejlesztésben gondolkodni?
Sokan azt hiszik, hogy technológiai fejlesztésre csak akkor van szükség, amikor már komoly problémák jelentkeznek. A gyakorlatban azonban sokkal jobb eredményt hoz, ha a vállalkozás még a kritikus pont elérése előtt lép. Így nem tűzoltásként történik a fejlesztés, hanem tudatos építkezésként.
Jó jel lehet például, ha a dolgozók rendszeresen ugyanazokra a nehézségekre panaszkodnak, vagy ha a napi működésben egyre több manuális feladat jelenik meg. Ugyancsak figyelmeztető jel, amikor a vezető már nem látja át könnyen a működés legfontosabb adatait, és több helyről kell összegyűjtenie az információkat.
Egy korszerű pénztárgép rendszer nemcsak a fizetési folyamatot támogatja, hanem hozzájárulhat ahhoz is, hogy a napi működés gyorsabb és átláthatóbb legyen. A technológiai háttér ma már nem különálló elem, hanem a vállalkozás egészének része.
Az egyszerűség gyakran versenyelőny
Vállalkozóként könnyű beleesni abba a hibába, hogy minden új lehetőséget és funkciót szeretnénk kihasználni. A valóságban azonban nem feltétlenül a legtöbb funkcióval rendelkező rendszer a legjobb választás. Sokszor az bizonyul a leghasznosabbnak, amelyik gyorsan használható, könnyen tanulható és megbízhatóan működik.
Az egyszerűség nem azonos a korlátozott tudással. Inkább azt jelenti, hogy a rendszer a szükséges feladatokat fölösleges bonyolítás nélkül képes ellátni. Ez különösen fontos akkor, amikor új munkatársakat kell betanítani, vagy amikor nagyobb forgalom mellett kell fenntartani a megszokott szolgáltatási színvonalat.
Érdemes időnként végignézni a napi folyamatokat, és őszintén megvizsgálni, mely lépések teremtenek valódi értéket, illetve melyek azok, amelyek csak megszokásból maradtak a rendszerben. Meglepően sok idő szabadítható fel pusztán azzal, hogy a felesleges köröket megszüntetjük.
A jövőre való felkészülés nem csak a nagy cégek feladata
Sok kis- és középvállalkozás úgy gondolja, hogy a hosszú távú tervezés a nagyobb cégek kiváltsága. Valójában éppen a kisebb vállalkozások profitálhatnak a legtöbbet abból, ha időben felkészülnek a növekedésre. Egy jól megválasztott technológiai háttér évekre meghatározhatja a működés hatékonyságát.
Egy modern e-pénztárgép például nemcsak a jelenlegi feladatok kezelésében segíthet, hanem stabil alapot teremthet a későbbi bővüléshez is. Minél kevesebb energiát visz el a háttérműködés, annál több figyelem fordítható az ügyfelekre, az értékesítésre és a fejlődésre.
A legsikeresebb vállalkozások közös jellemzője, hogy nem várják meg, amíg egy probléma komoly méretűvé válik. Folyamatosan figyelik a működésüket, és időben lépnek, amikor azt látják, hogy egy folyamat már nem támogatja megfelelően a növekedést.
TIPP: Ha a vállalkozás növekedése mellett egyre több idő megy el adminisztrációra vagy manuális feladatokra, érdemes felülvizsgálni a használt rendszereket. A különböző lehetőségek áttekintéséhez a www.penztargepem.hu oldalon is érdemes körülnézni.
Fotó: magnific.com
